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L’extension Allia pour Outlook vous permet de travailler avec le Copilot d’Allia sans quitter Outlook : préparer une réponse à un email client, interroger le dossier du client, rechercher un document dans votre GED, gérer la confidentialité d’un email et traiter les tâches détectées.
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L’extension est installée par la personne administratrice Microsoft 365 de votre cabinet. Une fois l’extension activée (cela peut prendre plus de 24 h après l’installation, puis un redémarrage d’Outlook), une icône Allia apparaît dans la barre de boutons d’Outlook, onglet Accueil.
L’extension fonctionne sur Outlook web et Outlook pour Windows, mais pas sur mobile.
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Un clic sur Allia ouvre un panneau à droite de votre email. Cliquez tout de suite sur l’épingle pour le garder ouvert :
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Dans les versions plus anciennes d’Outlook, ou si votre barre contient beaucoup d’outils, le bouton Allia peut être masqué. Vous le retrouverez alors derrière l’un de ces deux boutons, à droite :
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Une fois épinglé, le panneau reste ouvert et se met à jour quand vous passez d’un email à l’autre :
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Pour afficher le panneau, le contenu de l’email doit être visible. Si ce n’est pas le cas, double-cliquez sur l’email pour l’ouvrir dans une fenêtre complète.
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À la première ouverture du panneau, connectez votre compte Microsoft à Allia : cliquez sur « Continuer avec Microsoft » et suivez les indications. Il n’y a pas d’identifiant supplémentaire à créer : Allia utilise votre compte Microsoft.
Si la connexion automatique échoue (par exemple derrière un proxy d’entreprise), le bouton ouvre la fenêtre de connexion Microsoft. Si elle échoue encore, redémarrez Outlook ou contactez votre service informatique.
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Quand vous sélectionnez un email, le panneau affiche en haut le nom du client auquel Allia a rattaché l’email. C’est ce dossier qu’Allia consultera pour préparer ses réponses : vérifiez-le systématiquement.
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